Die Bundesregierung hat im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossen, dass die elektronische Rechnung ab dem 1. Januar 2025 zur Pflicht für steuerbare und steuerpflichtige inländische Business-to-Business-Umsätze wird. Ab diesem Zeitpunkt gilt eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung nicht mehr als elektronische Rechnung, stattdessen bedarf es bei dieser zur Übermittlung jetzt die Zustimmung des Empfängers.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist dann eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie erfüllt die europäische Norm EN 16931 und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Das ist beispielsweise bei der „XRechnung“ oder dem hybriden „ZUGFeRD-Format“ der Fall. Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen mit Beträgen unter 250 Euro sowie Fahrausweise. Im Fall der SWU sind hier die Jahres- und Monatsrechnungen gemeint.
Egal, ob kleines, mittelständisches oder großes Unternehmen: Ab Januar 2025 müssen sie alle in der Lage sein, E-Rechnungen anzunehmen und aufzubewahren. Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers für E-Rechnungen ist nicht nötig. Die SWU ist ebenso von dieser Thematik betroffen und setzt die Pflicht bis zum Inkrafttreten des Gesetzes um.
Unternehmen bei der elektronischen Rechnung in Zugzwang
Für den Versand wurden Übergangsregelungen festgelegt. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden. Wer unter dieser Summe liegt, darf bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 enden die Übergangsfristen und die Pflicht gilt für alle.
Elektronisches Meldesystem geplant
Das Electronic Data Interchange-Verfahren (EDI-Verfahren) ist auch über 2028 hinaus nutzbar. Voraussetzung hierfür ist, dass aus der EDI-Rechnung die für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen vollständig und korrekt extrahierbar sind. Sie müssen EN16931-konform sein. Das Bundesfinanzministerium plant zukünftig außerdem ein elektronisches Meldesystem für nationale B2B-Umsätze einzuführen. Dies geschieht im Rahmen der Initiative „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA), mit der die EU-Kommission vor allem das europäische Mehrwertsteuersystem modernisieren möchte.
Betriebe müssen jetzt beginnen, ihre Prozesse im Rechnungswesen für die elektronische Rechnung umzustellen – weg von analogen Verfahren und hin zu digitalen. Dieser Aufwand bietet die Chance, die internen Prozesse zu überprüfen und optimieren.